Die elektronische Patientenakte (ePA)

Bisher stehen persönliche Patientendaten meist unübersichtlich an verschiedenen Orten zur Verfügung – oftmals, ohne dass man diese als Patientin oder Patient einsehen kann: Manche liegen bei der Hausärztin oder beim Hausarzt, manche bei Fachärztinnen oder Fachärzten und andere sind vielleicht bereits verloren gegangen. Ab Januar 2025 erhalten alle gesetzlich Versicherten in Deutschland die elektronische Patientenakte (ePA für alle). In der ePA für alle werden medizinische Informationen an einem Ort übersichtlich aufbewahrt.

Die ePA für alle ermöglicht es Bürgerinnen und Bürgern, eigenverantwortlich und selbstbestimmt mit ihren Gesundheitsdaten umzugehen. In der ePA kann man Dokumente über die Gesundheit speichern lassen oder selbst dort ablegen, beispielsweise Informationen über Vorerkrankungen, zur Einnahme von Medikamenten und Untersuchungsergebnisse. So erhält man jederzeit einen transparenten Überblick über die eigene Gesundheit.

Wenn Ärzten und Therapeuten mithilfe der ePA Informationen gebündelt zur Verfügung stehen, können diese sich schnell ein ganzheitliches Bild über den aktuellen Gesundheitszustand ihrer Patientinnen und Patienten verschaffen.

Das ermöglicht eine optimale Versorgung unabhängig vom Ort: Neben Krankenhäusern, Arztpraxen und Apotheken nutzen zum Beispiel auch Reha-Kliniken die elektronische Patientenakte, sofern man dem nicht widerspricht.

Auf die elektronische Patientenakte (ePA) können Sie selbst zugreifen, beispielsweise mit Ihrem Smartphone oder Tablet. Ihre Ärztin oder Ihr Arzt informiert Sie darüber, welche Dokumente sie oder er in der ePA speichert. 

Solange man nicht widerspricht, sind Ärztinnen und Ärzte dazu verpflichtet, bestimmte Informationen in der ePA bereitzustellen. Dazu gehören

• Daten zu Medikamenten
• Arztbriefe
• Ergebnisse von Laboruntersuchungen
• Ergebnisse von bildgebender Diagnostik, zum Beispiel Röntgenbilder
• Krankenhaus-Entlassbriefe
• Operationsberichte
• Ergebnisse von genetischen Untersuchungen, wenn die Patientin oder der Patient dem in schriftlicher oder elektronischer Form zugestimmt hat

Auf Wunsch der Patientin oder des Patienten werden noch weitere Gesundheitsdaten in der ePA für alle gespeichert. Das können zum Beispiel Diagnosen, Behandlungsberichte oder elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU) sein.

Versicherte können auch eigene Dokumente hinzufügen, beispielsweise alte Befunde, die bereits in Papierform vorliegen. Außerdem können Gesundheitsdaten aus digitalen Gesundheitsanwendungen in der ePA gespeichert werden. 

Für welche Informationen gelten besondere Regelungen?

Werden besonders sensible Gesundheitsdaten bekannt, kann dies zu Diskriminierung führen. Das betrifft insbesondere Daten zu sexuell übertragbaren Krankheiten, psychischen Erkrankungen oder Schwangerschaftsabbrüchen. In diesen Fällen muss der oder die Versicherte ausdrücklich auf die Möglichkeit des Widerspruchs hingewiesen werden, bevor die entsprechenden Daten in der elektronischen Patientenakte (ePA) übermittelt und gespeichert werden. Damit Ergebnisse aus genetischen Untersuchungen in der ePA gespeichert werden dürfen, ist zuvor eine Einwilligung der Patientin oder des Patienten in schriftlicher oder elektronischer Form notwendig.

Welche weiteren Möglichkeiten soll die elektronische Patientenakte zukünftig bieten?

Für die Zukunft sind noch einige neue Funktionen für die elektronische Patientenakte geplant. So soll es beispielsweise möglich sein, strukturierte Labordaten in der ePA zu speichern oder in den gespeicherten Dokumenten nach bestimmten Inhalten zu suchen. Außerdem sollen auch Daten von Fitness-Armbändern und weiteren Gesundheits-Apps übertragen werden können.

Ab Juli 2025 soll es die Möglichkeit geben, auf freiwilliger Basis Daten aus der elektronischen Patientenakte pseudonymisiert für die gemeinwohlorientierte Forschung zur Verfügung zu stellen. Pseudonymisiert bedeutet, dass man die Daten nicht mehr der jeweiligen Person zuordnen kann. Die Freigabe von Daten soll dazu beitragen, die Gesundheitsversorgung zu verbessern. Dafür werden die Daten nach strengen Regeln durch das Forschungsdatenzentrum Gesundheit für einzelne Forschungsprojekte zur Verfügung gestellt. Die ePA kann ganz normal für die eigene Gesundheitsversorgung genutzt werden, auch wenn man der Freigabe der Daten für Forschungszwecke widersprochen hat.

Die elektronische Patientenakte (ePA) ist ein zentraler Ort, an dem lebenslang alle persönlichen Gesundheits- und Behandlungsdaten abgelegt und gesammelt werden können, die ansonsten verstreut vorliegen. In der ePA sind diese Informationen sicher verwahrt und jederzeit verfügbar.

Durch die elektronische Patientenakte können alle an einer Behandlung beteiligten Praxen, Krankenhäuser und Apotheken unkompliziert und schnell auf wichtige Gesundheitsinformationen ihrer Patientinnen und Patienten zugreifen. Dadurch wird die Krankengeschichte für alle Beteiligten besser nachvollziehbar. So können Ärztinnen und Ärzte schneller eine geeignete Behandlung wählen, Mehrfachuntersuchungen werden vermieden und es bleibt mehr Zeit für das persönliche Gespräch. 

In der ePA für alle wird auch eine Medikationsliste gespeichert. In diese Liste werden automatisch Medikamente aufgenommen, die über ein E-Rezept verschrieben werden. Mithilfe der Medikationsliste behalten sowohl Patientinnen und Patienten als auch das medizinische Personal leichter den Überblick über die verordneten Medikamente. In der Apotheke ermöglicht die Medikationsliste eine individuelle Beratung, beispielsweise im Hinblick auf Wechselwirkungen von Medikamenten.

Die ePA macht es leichter, den Arzt oder die Ärztin zu wechseln, weil in der neuen Praxis gleich alle relevanten Informationen zur Krankengeschichte vorliegen. Bei einem Wechsel der Krankenkasse wird die ePA für alle automatisch mitgenommen. 

Die elektronische Patientenakte für alle (ePA für alle) wird ab dem 15. Januar 2025 für alle Versicherten der gesetzlichen Krankenkassen automatisch angelegt. Die Nutzung der ePA für alle ist freiwillig und kostenlos. Wer schon eine ePA hat, kann diese einfach weiterführen.

Wer die ePA für alle nicht nutzen möchte, kann der Einrichtung der ePA widersprechen. Das ist bei der Krankenkasse möglich. Auch nachdem die ePA schon angelegt wurde, kann man der weiteren Nutzung über die ePA-App oder direkt bei der Krankenkasse widersprechen. Die ePA wird dann gelöscht.

Auch Kinder und Jugendliche bekommen eine elektronische Patientenakte. Die ePA wird dabei zunächst von den Eltern oder einem sorgeberechtigten Vertreter verwaltet. Eltern können der Einrichtung einer ePA für ihr Kind auch widersprechen. Ab dem 15. Geburtstag können Jugendliche ihre elektronische Patientenakte selbst führen.

Nutzung der ePA mit der ePA-App

Die Krankenkassen stellen ihren Versicherten eine ePA-App zur Verfügung. Mit der ePA-App Ihrer Krankenkasse können Sie vom Smartphone oder Tablet aus auf Ihre ePA zugreifen. So können Sie Ihre Gesundheitsdaten einsehen, neue Dokumente hochladen, verbergen oder auch löschen. In der ePA-App werden sensible Gesundheitsdaten gespeichert. Daher ist bei der erstmaligen Anmeldung in der App eine Identifizierung mit dem Personalausweis oder der elektronischen Gesundheitskarte und der jeweils zugehörigen PIN notwendig. 

Nutzung der ePA ohne die ePA-App

Wer kein Smartphone oder Tablet besitzt, kann die ePA auch über einen Computer benutzen oder eine Vertrauensperson beauftragen, die ePA über die ePA-App zu verwalten. 

Die Nutzung der ePA für alle ist aber auch ohne App oder Computer möglich. Die elektronische Patientenakte kann dann trotzdem durch Ärztinnen und Ärzte befüllt werden. Im Behandlungsfall kann medizinisches Personal durch das Einlesen der Gesundheitskarte auf die in der ePA gespeicherten Dokumente zugreifen und wichtige Informationen zur Krankengeschichte erhalten. 

Man sollte jedoch bedenken, dass die Möglichkeiten bei Nutzung der ePA ohne App oder Computer eingeschränkt sind. Man kann dann Dokumente in der ePA nicht selbstständig einsehen oder selbst hochladen. Außerdem kann man nicht selbstständig den Zugriff auf die ePA für bestimmte Praxen beschränken. Dafür muss man sich an die sogenannte Ombudsstelle der eigenen Krankenkasse wenden. Die Ombudsstellen unterstützen Versicherte bei der Verwaltung der ePA. Über die Ombudsstellen kann man sich auch informieren, welche Dokumente in der eigenen ePA wann und durch wen gespeichert, geöffnet oder gelöscht wurden. 

Wer hat Zugriff auf die elektronische Patientenakte? 

Wenn man in einer Praxis oder einem Krankenhaus behandelt wird, kann das medizinische Personal für einen begrenzten Zeitraum auf die ePA zugreifen. Der Zeitraum beträgt standardmäßig 90 Tage ab Einlesen der elektronischen Gesundheitskarte. Allerdings kann man über die ePA-App für einzelne Praxen oder andere Gesundheitseinrichtungen den Zugriff verweigern. Man kann auch den Zeitraum des Zugriffs einschränken. Ebenso ist es möglich, diesen Zeitraum für eine bestimmte Praxis zu verlängern, zum Beispiel für die eigene Hausarztpraxis.

Darüber hinaus ist es möglich, den Zugriff auf einzelne in der ePA gespeicherte Unterlagen für alle medizinischen Einrichtungen zu verweigern oder nur ausgewählte Dokumente freizugeben. Beim Medikationsplan wird es zukünftig auch möglich sein, den Zugriff nur für bestimmte Praxen oder Krankenhäuser zu erlauben. Wer die ePA-App nicht benutzt, kann auch über die Ombudsstelle der Krankenkasse den Zugriff auf die ePA verwalten. Krankenkassen selbst haben jedoch keinen Zugriff auf die Inhalte der ePA.

Apotheken haben ab dem Einlesen der elektronischen Gesundheitskarte für 3 Tage Zugriff auf die ePA, solange man dem nicht widerspricht. Auch Arbeits- und Betriebsärzten sowie dem öffentlichen Gesundheitsdienst kann man den Zugriff auf die ePA für 3 Tage gewähren, indem man die Gesundheitskarte einlesen lässt.

Für die Benennung von Vertreterinnen oder Vertretern braucht man kein eigenes Smartphone oder Tablet. Die Vertreter können in der ePA Dokumente hochladen, verbergen oder löschen. Eine Vertreterin oder ein Vertreter kann jedoch weder der ePA als Ganzes widersprechen noch einen anderen Vertreter oder eine Vertreterin einrichten.

Bekommen auch Privatversicherte die ePA für alle?

Auch einige private Krankenversicherungen werden ihren Versicherten die elektronische Patientenakte für alle anbieten. Wenn die eigene Krankenversicherung die ePA für alle anbietet, wird diese angelegt, wenn man sich eine GesundheitsID eingerichtet hat.

Privatversicherte können Arztpraxen über die ePA-App eine Zugriffsberechtigung für die elektronische Patientenakte erteilen. Praxen finden die ePA ihrer Patienten über den Online Check-in mithilfe der persönlichen GesundheitsID. Dieser Online Check-in ist für jede Praxis nur einmal notwendig. Erfragen Sie bei Ihrer Krankenversicherung, ob diese bereits einen Online Check-in anbietet.

Mehr Informationen zur elektronischen Patientenakte für Privatversicherte finden Sie beim Verband der Privaten Krankenversicherung.

Der Zugriff auf das ePA-Aktensystem erfolgt über die Telematikinfrastruktur, ein sicheres, in sich geschlossenes Netz. Die Server zur Verarbeitung der Daten stehen in Deutschland, unterliegen den deutschen und europäischen Datenschutzbestimmungen und werden regelmäßig überprüft. Alle Dokumente werden Ende-zu-Ende verschlüsselt transportiert. Krankenversicherungen haben auf die Inhalte der elektronischen Patientenakte keinen Zugriff.

Die App der Krankenversicherung für die elektronische Patientenakte muss von der gematik zugelassen sein. Im Rahmen des Zulassungsverfahrens werden auch die Server, auf denen die Daten der ePA gespeichert werden, durch unabhängige Gutachter auf ihre Sicherheit hin überprüft. Um die Datensicherheit zu gewährleisten, sollten aber auch die Sicherheitsupdates des eigenen Smartphones regelmäßig durchgeführt werden. 

In der ePA werden alle Vorgänge und Zugriffe für drei Jahre protokolliert. Somit ist für Sie nachvollziehbar, wer in Ihrer ePA beispielsweise Dokumente herunterlädt, einstellt oder löscht.

Vertiefende Informationen zur elektronischen Patientenakte bietet die Website des Bundesministeriums für Gesundheit.